Inwerken van nieuwe medewerkers: het proces, tips & checklist

Nieuwe werknemers moeten niet alleen het gevoel hebben dat ze welkom zijn. Bij de eerste dagen in een nieuwe baan hoort ook een professioneel en grondig inwerkschema of onboarding voor nieuwe werknemers.

Dit zorgt er niet alleen voor dat de “nieuwkomer” zich sneller thuis voelt in zijn baan, maar ook dat hij vanaf het begin gemotiveerder en productiever is. De introductie van nieuwe werknemers, bekend als “onboarding“, is essentieel om ervoor te zorgen dat een nieuwe werknemer zich op zijn gemak voelt in het bedrijf en snel integreert. Helaas wordt onboarding vaak verwaarloosd en gebeuren er (onnodige) fouten…

Hoe lang duurt het om nieuwe werknemers in te werken?

De duur van de inwerkperiode voor nieuwe medewerkers hangt grotendeels af van de complexiteit van de functie en de taken. Daarbij komt de diensttijd van de voorganger (als de functie niet nieuw is gecreëerd).

Hoe langer de werknemer bij het bedrijf is, hoe meer expertise, knowhow en ervaring hij of zij heeft opgebouwd, die nu moet worden overgedragen. Het introductieproces kan daarom meerdere dagen of weken duren – of beperkt blijven tot een enkele overdrachtsvergadering.

Als algemene regel geldt dat werkgevers de nieuwe collega moeten voorzien van alle relevante informatie voor de nieuwe baan vanaf het moment dat de baan wordt aangeboden, maar uiterlijk nadat de arbeidsovereenkomst is getekend, zodat hij of zij gemakkelijker aan de slag kan.

Er moet ook een contactpersoon worden aangewezen voor vragen en de introductieperiode. Last but not least, om de angsten en onzekerheden van de nieuwe collega weg te nemen en om het introductieproces te monitoren en feedback te geven over de voortgang.

Wie is betrokken bij de introductie van nieuwe medewerkers?

In de regel nemen ten minste de vertrekkende medewerker en zijn opvolger deel aan de zogenaamde overdrachts- of inwerkbijeenkomsten. Het kan echter ook zinvol zijn dat lijnmanagers, teamleiders of andere collega’s ook deelnemen aan de gesprekken.

Vooral medewerkers met wie de nieuwe medewerker nauw zal samenwerken, moeten relevante processen bespreken en afspreken. Het doel is immers om de inductiefase te verkorten.

In enkele uitzonderlijke gevallen kan het echter raadzaam zijn om de nieuwe werknemer uit te sluiten van gesprekken met zijn voorganger. Vooral als de scheiding onvrijwillig was. In dit geval is het raadzaam om de nodige informatie (zie checklist hieronder) op te vragen bij de vertrekkende werknemer en deze vervolgens via een leidinggevende door te geven aan zijn opvolger.

Wat zijn de taken en doelstellingen van onboarding?

Het inwerken van nieuwe werknemers – kortweg onboarding – heeft verschillende doelstellingen. Het belangrijkste doel is natuurlijk om de nervositeit bij de nieuwe werknemer weg te nemen en hem in staat te stellen alle noodzakelijke taken snel en vol vertrouwen uit te voeren en zijn volledige potentieel te benutten.

De werknemer wordt tenslotte betaald voor succes. Een ander (vaak onderschat) doel is om de nieuwkomer letterlijk “aan boord” te krijgen. Met andere woorden, het gaat om een gestructureerde, systematische integratie in het bestaande team. Dit bevordert niet alleen de teambuilding en verhoogt de tevredenheid van het team, maar vermindert ook potentiële conflicten, misverstanden en verstoringen in de workflow.

Dit komt uiteindelijk iedereen ten goede: het bedrijf, het bestaande team – en de nieuwe medewerker.

De drie fasen het inwerken van nieuwe medewerkers

Traditioneel verloopt de introductie van nieuwe werknemers in drie typische fasen:

1. begroeting & welkom

Uiterlijk op de eerste werkdag moet de nieuwe werknemer een “warm welkom aan boord!” te horen krijgen. Dit gaat gepaard met een gepaste begroeting en een daaropvolgende introductie in het team.

Namen, contactpersonen, rollen, organisatiestructuur – dit alles moet eerst duidelijk worden voorgesteld en uitgelegd.

Je kunt natuurlijk je nieuwe medewerker ook vragen om zichzelf voor te stellen aan het team en het bedrijf.

2. processen en taken

In de tweede stap worden de exacte taken van de nieuwe medewerker in de functie uitgelegd. Belangrijke workflows en processen worden ook uitgelegd. Vragen zoals: Hoe werkt wat? Met wie zal de nieuwe medewerker rechtstreeks samenwerken? Wie rapporteert aan wie? Welke projecten lopen er op dit moment? Waar is de nieuwe medewerker direct bij betrokken? Welke projecten zijn al afgerond en in welke mate? Welke taken moeten nog worden afgerond? Andere belangrijke onderwerpen zijn:

Werktijden
Pauzes
Tijdregistratie
Vakantieplanning
Kantine & Drinken (waar is het koffieautomaat)
Toiletten
Handelwijze bij ziekte
Prestatiecriteria
Contactpersonen
Telefoonlijsten

3. werkplek & toegang

Tot slot krijgt de nieuwe medewerker – heel praktisch – een introductie op zijn nieuwe werkplek. Archiefsystemen, gereedschappen, computers en software worden in detail uitgelegd.

Daarnaast krijgt de nieuwe medewerker belangrijke toegangen en wachtwoorden. Dit is het formele organisatorische deel van de introductie. Dit omvat bijvoorbeeld:

Functiebeschrijving
Werkmethoden
Werkinstructies
Procesbeschrijvingen
Bedieningsinstructies
Opleidingsdocumenten
Gereedschappen & hulpmiddelen
Sjablonen en formulieren
Opbergvakken
Checklists

Inwerkplan: 13 praktische tips

Het succes van de introductie van een nieuwe medewerker wordt bepaald vóór en tijdens de eerste dagen op het werk. Neem hier voldoende tijd voor.De volgende praktische tips hebben zich keer op keer bewezen tijdens het inwerken:

Creëer een transparant inductieproces. Bestaande werknemers moeten weten hoe ze erbij betrokken worden. Het proces zorgt voor een duidelijke oriëntatie.

Teamleiders moeten de komende introductie met het team bespreken en de taken zo gelijk mogelijk verdelen. Anders kan een gevoel van oneerlijkheid overslaan op de nieuwkomer.

In het ideale geval wijst u elke medewerker taken toe uit zijn of haar specialisatiegebied die hij of zij met weinig voorbereiding goed kan overbrengen.

Belangrijk voor de acceptatie van de introductie in het team: de teamleider of werkgever moet ook deelnemen en zijn rol spelen.

Gebruik checklists voor de verschillende afdelingen bij het opleiden van nieuwe werknemers. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat geen enkel belangrijk aspect wordt vergeten.

Vat alle vereisten van de functie samen. Veel dingen zijn al duidelijk uit de functiebeschrijving. Het voorwerk helpt echter ook om de verwachtingen van de werknemer duidelijk te definiëren.

Vergeet noodzakelijke training niet. Niet elke werknemer die net van de opleiding of universiteit komt, zal meteen weten hoe dingen werken.

Je moet ook trainingsdocumenten, werkinstructies en procesbeschrijvingen opstellen. Gestandaardiseerde processen en gedocumenteerde structuren maken het voor nieuwe werknemers gemakkelijker om aan de slag te gaan.

Stel een mentor of introductiebegeleider aan. Dit zal het aantal vragen van collega’s verminderen en het vertrouwen sneller winnen. Mentoren moeten niet alleen kennis hebben, maar deze ook kunnen overbrengen.

Laat de eerste dagen niet aan het toeval over. Maak een nauwkeurig plan voor ten minste de eerste week. Dit zorgt voor oriëntatie, structuur en zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer meteen “aankomt”.

Geef nieuwe medewerkers niet gelijk teveel taken. Laat ze eerst even landen en geef ze geleidelijk aan meer taken.

Plan wekelijks een gesprek in met je nieuwe medewerker om te vragen hoe ze het vinden gaan en wat eventueel beter kan.

Je kunt deze feedback gebruiken om het proces voortdurend te verbeteren en verder te ontwikkelen. Richt voldoende tijd in voor (regelmatige) feedback: Signaleer vooruitgang en geef opbouwende kritiek zodat verkeerde of gevaarlijke werkmethodes niet ingesleten raken.

Lees snel verder: