By 
Het organiseren van een zakelijk evenement kan je als bedrijf tal van interessante voordelen bieden. Het is bijvoorbeeld een uitstekende manier om je merkbekendheid te vergroten, maar zeker ook om relaties met klanten en partners te versterken. Jouw zakelijke evenement kan een platform bieden voor directe interactie, waardoor je waardevolle feedback kunt verzamelen en inzicht kunt krijgen in de behoeften van je doelgroep. Maar het biedt natuurlijk ook de mogelijkheid om je als bedrijf te presenteren. Voor het succes van je evenement is echter wel belang dat je oog voor je gasten houdt. Waar moet je rekening mee houden bij het organiseren van je zakelijke evenement met je gasten in het achterhoofd?
Bereikbaarheid voor iedereen
Je gaat natuurlijk je zakelijke evenement organiseren in de hoop dat zo veel mogelijk van de genodigden ook daadwerkelijk komen opdagen. Het zou immers zonder zijn als de opkomst tegenvalt. Dat betekent dat je je gasten ook tegemoet moet komen door een locatie te kiezen die voor iedereen bereisbaar is. Dat betekent een locatie die centraal ligt ten opzichte van de plekken waar al je genodigden vandaan moeten komen. Uiteraard is het belangrijk dat er voldoende (gratis) parkeergelegenheid dicht bij de locatie is. Ook is het van belang dat het goed te bereiken is met het openbaar vervoer. Niet te ver van een treinstation dus, en met een bushalte voor de deur als het nodig is om nog een bus te nemen vanaf het station. Als je op deze manier zorgt voor een goede bereikbaarheid voor iedereen, verklein je de kans op een tegenvallende opkomst bij je zakelijke evenement.
Toegankelijkheid van de locatie
Anno nu is inclusiviteit een belangrijk thema. Ook daar moet je rekening mee houden bij het organiseren van je zakelijke evenement. Dat bedoelen we primair in de zin dat de locatie voor iedereen toegankelijk moet zijn. Dus ook voor mensen die slecht ter been zijn, of afhankelijk zijn van een rolstoel of scootmobiel. Ook als je je er niet van bewust dat je mensen uitgenodigd hebt die slecht ter been of lichamelijk beperkt zijn, kan het alsnog zo zijn dat er toch iemand is die afhankelijk is van laagdrempelige toegang. Mensen kunnen immers ook blessures oplopen waardoor ze tijdelijk slecht ter been zijn. Je wilt niet dat mensen er ter plekke achter komen dat ze niet kunnen komen waar ze moeten zijn, en je wilt zeker ook niet op de uitnodiging moeten zetten dat de locatie niet toegankelijk is voor mensen die niet zelf kunnen lopen. Daar maak je immers een bijzonder slechte beurt mee.
Dieetwensen
Bij een zakelijk evenement hoort natuurlijk ook catering. Het is sowieso altijd een goed idee om je gasten te ontvangen met een hapje en een drankje, maar vaak duurt het ook dusdanig lang dat een maaltijd op enig niveau er eigenlijk wel bij hoort. Of dat nu het geval is of niet, als je gasten uitnodigt moet je ook rekening willen houden met hun dieetwensen. Anno nu is het zeer denkbaar dat er gasten tussen zitten die vegetariër, veganist, glutenintolerant of lactose-intolerant zijn. Ook kan er sprake zijn van een notenallergie. Daarom is het belangrijk om hier uitvraag naar te doen bij je genodigden en vervolgens de cateraar goed te instrueren om ervoor te zorgen dat er voor iedereen voldoende aanbod is.
Uiteraard zijn er nog wel meer zaken om aandacht aan te besteden met het oog op je gasten. Zo is het natuurlijk zeer wenselijk dat er voor iedereen zitplaats is, zodat niemand gedwongen is om te staan. Ook is het belangrijk om voorzieningen te treffen voor mensen die met audiovisuele beperkingen te maken hebben, zodat zij zich ook welkom voelen en hun bezoek niet in feite zinloos is. De les is dus om niet alleen bezig te zijn met je eigen doelen voor je zakelijke evenement, maar vooral niet te vergeten dat je gastheer bent en er dus voor moet zorgen dat je gasten comfortabel zijn.
Comments